Collaborateur.trice administratif.ve scolaire

Le Département Instruction publique de la Ville de Bruxelles est à la recherche de collaborateur.trice.s administratif.ve.s afin de renforcer les secrétariats dans les écoles fondamentales francophones de la Ville de Bruxelles.

Employeur 

Avec environ 5200 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise.

Également 2e Pouvoir Organisateur de la Communauté française, la Ville de Bruxelles régit plus de 114 établissements scolaires et parascolaires, dont un important réseau de bibliothèques francophones.

Elle offre de ce fait de nombreuses possibilités de carrière ainsi que de nombreux avantages.

Description du poste 

Missions du poste

Au sein de l’établissement scolaire, le.la collaborateur.trice devra assurer une aide dans le suivi journalier des tâches administratives et financières liées à la gestion complète de l’école.

Il.elle collabore étroitement avec la direction de l’école, son responsable hiérarchique direct. Il se positionne en tant que bras droit pour ce dernier.

Il.elle aide à l’élaboration et au suivi des dossiers. Il y apporte toute modification nécessaire. Il est responsable de l’encodage des données importantes.

Il.elle reçoit les appels téléphoniques, informe, traite la demande et/ou oriente vers la personne de référence.

Il.elle établit toute une série de documents destinés à l’administration (interne) ou au public (externe).

Il.elle collabore avec les différents interlocuteurs, secrétariats d’écoles, directions, inspection pédagogique, service Rh, service finances.

Description des tâches

  • Constituer/actualiser des dossiers individuels : tenir à jour les dossiers administratifs du personnel et des élèves (signalétique, congés, absences, documents administratifs, etc.)
  • Accueillir et informer les élèves, les parents, les collègues, les visiteurs, les fournisseurs, etc.
  • Assurer la permanence téléphonique du secrétariat
  • Organiser l’agenda, le planning de la direction et de la vie de l’école
  • Encoder et contrôler les données relatives à la base de données des élèves, au recensement, au suivi comptable sur l’application IPCOMM, etc.
  • Classer et archiver les dossiers du personnel et des élèves
  • Conseiller la hiérarchie en termes de procédure, respect des bases légales
  • Assister les enseignants et les différents membres du personnel quant à la gestion administrative de leur carrière
  • Offrir un support logistique : assurer les mailings, photocopies (documents administratifs), scan, aider au déroulement des exercices de sécurité, recensement et gestion du matériel pédagogique/fournitures, participer aux évènements, aider à l’encadrement des élèves, éventuellement accompagner les élèves lors des sorties…
  • Rapporter au chef d’établissement toute information essentielle
  • Traiter la correspondance de la direction et de l’école

Compétences comportementales

  • Analyser
  • Structurer son travail
  • S’adapter
  • S’auto-développer
  • Travail orienté résultat
  • Coopérer
  • Être polyvalent
  • Être à l’écoute et proactif

Compétences techniques 

1. Aptitudes techniques :

  • Accueillir et informer
  • Outils de planification et de suivi
  • Techniques de secrétariat

2. Informatique :

  • Suite MS Office, en particulier Word et Excel
  • Connaissance de ProEco est un atout

3. Langues :

  1. Français

4. Techniques d’expression écrite :

  • Rédaction de rapports et de notes
  • Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire

Profil

  • Être porteur d’un certificat d’enseignement secondaire supérieur ;
  • Bonnes connaissances d’Excel et Word ;
  • Connaissance du logiciel ProEco est un atout
  • Bonne expression orale et sens développé de la communication ;
  • Une expérience dans l’administration est un plus ;
  • Un intérêt particulier pour le sens du service public ;
  • Être polyvalent.

Conditions pécuniaires et avantages

  • Contrat à durée déterminée d’un an (possibilité de reconduction en CDI si expérience positive) ;
  • Temps plein (37h30/semaine) ;
  • Minimum 50 jours de congé/an ;
  • Environnement de travail motivant au sein d’une petite équipe ;
  • Salaire de niveau CESS : barème C1 applicable en fonction de l’ancienneté — Montant brut indexé de 2 234,76 € mensuel minimum (ancienneté 0) et de 3 800,16 € mensuel maximum (ancienneté maximum) ;
  • Avantages extra-légaux : nombreuses possibilités de formation, exonération du ticket modérateur dans les hôpitaux du réseau IRIS sur le territoire de la Ville de Bruxelles, prise en charge de l’abonnement Stib à 100 %, intervention dans les frais de transport (SNCB-TEC-DE LIJN-vélo), chèques-repas, réduction de prix pour les entrées aux centres culturels et sportifs agréés.

Dépôt de candidature

Votre candidature doit être envoyée par mail, pour le 21/09/2022 (date butoir), à l’adresse électronique suivante :

Zaineb.Elkessal@brucity.education

Sous peine de non-recevabilité, cette dernière doit impérativement comprendre votre CV, votre diplôme et votre lettre de motivation.

Une première sélection sera réalisée sur base du CV et de la lettre de motivation. Les candidats retenus seront conviés à réaliser, dans un premier temps, des tests psychotechniques et pratiques et, dans un second temps, à participer à un entretien qui se déroulera devant un comité de sélection et qui portera sur l’expérience professionnelle, les résultats des tests susmentionnés et l’adéquation du profil par rapport au descriptif de fonction.

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la procédure de sélection auprès de :

Madame Zaïneb ELKESSAL ( zaineb.elkessal@brucity.education)  | 02/279.38.33

La Ville de Bruxelles poursuit sa politique de diversité, de non-discrimination et d’égalité des chances.